Tentang Management Waktu dan Peran

Kemaren pas ngisi materi tentang Open Source dan Community di acara bootcamp DOSCOM. sempat ada yg nanya mengenai dulu, gimana cara gue membagi waktu di kuliah, dengan segala kesibukan diluar kuliah, seperti kesibukan di organisasi, dan lain-lain. gue rasa karena ini menarik, sepertinya perlu gue tulis disini.

jadi dulu, semester satu gue di kampus cuman kuliah doang, tanpa ikut organisasi apapun. dan secara accidental gue ahirnya ikut doscom di semester 2. mulai semester ini juga gue mulai banyak kegiatan di luar kampus, entah itu doscom, yayasan ALC (abah luthfi center), semester 3 gara gara doscom gue juga jadi OSUM (open source university meetup) Leader, salah satu community nya Sun Microsystem. nggak lama, cuman setahun setelah itu karan Sun dibeli sama oracle community nya udah ngga di support lagi, trus anak anaknya "ditarik" ke Nokia sebagai Nokia Student Ambassador, kira kira waktu itu gue masih semester 5. disitu juga gue mulai jadi asisten lab, hingga di semester 7 gue jadi laboran - sampe lulus. gue sempat bikin community - community lain, dan ikut serta dalam berbagai project entah itu yang profit maupun non profit. nah gimana cara gue bagi waktu ?

Honestly, ngga ada yang spesial. ngga ada trik khusus gimana cara gue bagi waktu. gue lakuin aja apa yang bisa gue lakuin, dan sesedikit mungkin melakukan hal yang menurut gue ngga perlu perlu amat. kalo istilah di komputernya, batch processing. gimana caranya supaya setelah satu task kelar, waktu idle-nya seminimal mungkin dan langsung kerjain task berikutnya.  cuman jujur aja, buat gue ini masih susah sih, sampe sekarang.

Sebenernya yang gue lakuin adalah management / pembagian peran. misal gini, nggak mungkin dari semua organisasi atau apapun itu, semuanya gue jadi ketua. nggak juga di semua event kita ambil peran penting, sehingga misal kita nggak ada, event-nya nggak akan jalan. kalo waktunya bersamaan, kalo kita bisa bikin queue, atau bisa diantrikan, ya it's okay diantrikan aja, setelah yang satu kelar, baru kerjain yang lain, kalo waktunya (hampir) bersamaan, kita harus memutuskan kita mau fokus di organisasi / kegiatan mana. bikin prioritas, artinya kita harus relakan mana yang seharusnya kita ngga ambil. bahkan keberadaan kita di sebuah organisai akan mengganggu fokus kita, ya terpaksa harus kita lepas. waktu gue mau fokus ke programming, ahirnya blender gue lepas total, dan ketika gue memutuskan untuk ke jakarta ahirnya tanggung jawab gue di yayasan juga gue lepas dan memutuskan untuk jadi supporting optional aja.

gue biasanya akan bagi peran dalam 3 macem, critical (penting), necessary (perlu), optional (pelengkap). critical maksudnya keberadaan kita di sana penting banget, sehingga semua ngga akan jalan kalo ngga ada kita. kalo necessary, maksudnya, keberadaan kita diperlukan, cuman acara masih akan jalan meskipun kita ngga ada, atau masih bisa digantiin lah. kalo optional ya sebenernya kita cuman pelengkap aja, bisa bantu-bantu supaya lebih bagus atau lebih cepat, cuman ngga penting penting amat, dan ngga perlu perlu amat.

kalo emang sesuai dengan passion kita, kalo memungkinkan ambil yg necessary dan atau critical, biasanya gue akan liat waktu berahirnya, kalo skala waktunya cepet dan urgent it's okay untuk ambil critical, untuk make sure semuanya jalan. kalo untuk jangka waktu lama seharusnya peran yang baik adalah necessary.karna sebenernya peran critial itu untuk yang urgent banget,  butuh diselesaikan dalam waktu cepat, dan dan dampak damage nya bisa fatal. selain itu kalo mau kontribusi di yg lain-lain, mending ambil yg optional aja. intinya once kita ambil sebuah tanggung jawab, sebaiknya kita tau gimana selesainya, dan kapan. kalo semua-semuanya kita ambil tanpa tau itu semua, itu namanya serakah.

seharusnya dalam organisasi sebisa mungkin tidak ada peran critical, karna kalo peran tersebut ada, sebenernya ada masalah, mungkin karna organisasi masih baru dan man power dan resources-nya kurang. atau ada kesalahan di delegasi peran. untuk sebuah organisasi delegasi peran sangat penting. pemimpin ngga akan bisa lakuin semua. untuk itu ada bawahan. sehingga tugas ketua jadi lebih ringan. karna tugas utama seorang pemimpin, bukan untuk membuat apa yang jadi tugasnya selesai, dan organisasi dapat berjalan seperti yg diharapkan saja. tapi tugas utama seorang pemimpin adalah untuk membuat pemimpin pemimpin baru. itu lah tujuan adanya pembagian peran dan delegasi. sehingga, kalau pemimpin ngga ada, organisasi masih dapat berjalan seperti yang diharapkan.

so, apa yang bisa dilakukan saat ini ? pertama, pilih apa tanggung jawab apa yang akan kita ambil, sebagai apa dan sampai kapan. kedua, lakukan kasi contoh dan delegasi, i do - you watch, you do - i watch. ketiga, batch processing, minimalisir waktu idle untuk masing masing task yang harus diselesaikan. karna dari dulu sampe sekarang sehari akan selalu 24 jam doang. :))

gue sendiri masih belajar. one step diatas management waktu adalah management resource, diatasnya lagi ada management people, diatasnya lagi ada management strategis, dan yang paling tinggi adalah management nilai-nilai. semoga segala sesuatu yg kita pilih dan kita lakukan adalah sesuatu yg tepat dan bernilai.